Proč nepodceňovat offboarding a jak na něj

Odchod zaměstnanců, ať je iniciovaný z jakékoliv strany a z jakéhokoli důvodu, není zrovna nejpříjemnější v porovnáním s ostatními HR procesy. Proč se ale i do tzv. offboardingu vyplatí investovat čas? Pokud jen podepíšete výpověď a budete sledovat, jak si Váš bývalý kolega balí všechny propisky a pomalu mizí ve dveřích, může se stát, že za pár měsíců nikoho na pozici nenajdete, protože se bývalý zaměstnanec na pivu zmínil, co se děje za zavřenými dveřmi a rázem to ví celý LinkedIn.

1. Dobré jméno firmy: Nejvíce upřímných referencí se o firmě dozvíte od bývalých zaměstnanců. Myslete na to během procesu. Komunikujte s odcházejícími zaměstnanci narovinu a snažte se jim proces usnadnit. To může pozitivně ovlivnit budoucí zaměstnance i zákazníky.

2. Posílení employer brandingu:Pokud se s odcházejícími zaměstnanci rozloučíte s úctou, je vyšší šance, že se Vám podaří rychleji najít náhradu. Jak na to?

3. Ukotvení hodnot firmy: S tím souvisí i hodnoty ve firmě. Tvrdíte, že je Vaše společnost férová a zakládá si na otevřené komunikaci? Při offboardingu tyto hodnoty můžete upevnit a ukázat stávajícím zaměstnancům, že to nejsou jen plané řeči vedení.

4. Zvýšení efektivity: Pokud proběhne vše, jak má a Vy se o odcházející zaměstnance dobře postaráte, může to naopak prospět Vašemu stávajícímu týmu. Správně provedený offboarding minimalizuje přerušení práce a umožňuje rychlou náhradu nebo převedení pracovních povinností na nového nástupce.

5. Udržení dobrých vztahů: Navíc se vždycky hodí udržovat i s bývalými zaměstnanci dobré vztahy, nikdy nevíte, kam se zmínka o Vaší společnosti může dostat. Důkladný proces offboardingu pomáhá udržet pozitivní vztahy s odcházejícími zaměstnanci, což může vést k možným budoucím spolupracím nebo referencím.

Jak tedy postupovat, aby byl offboarding úspěšný?

1. Příprava a komunikace: Zajistěte si dostatek času na plánování offboardingového procesu. Mějte připravené veškeré dokumenty a informace potřebné pro závěrečné formality předem. Komunikujte směrem k odcházejícímu zaměstnanci pevný termín odchodu a průběh celého offboardingu. Informujte o odchodu i celý tým.

2. Poskytněte podporu: Projevte respekt k odcházejícímu zaměstnanci a poskytněte mu podporu během celého procesu. Jeden z velkých pomocníků je i služba Outplacement, kterou zaměstnanci můžete nabídnout. Díky tomu bude připraven na hledání další pracovní příležitosti. S kariérním poradcem si během několika sezení zlepší CV, LinkedIn a zorientuje se na trhu práce. U nás je samozřejmostí i psychologická pomoc, která je mnohdy v této těžké životní situaci klíčová.

3. Dokumentace a zabezpečení dat: Tyto kroky se týkají především IT oddělení, jde o: odebrání přístupu do systému, e-mailu, firemních účtů a aplikací. Dejte ale jasně zaměstnanci vědět, kdy k této akci dojde. Je nejprve potřeba předat všechny potřebné projekty a přesměrovat poštu. Na Vás je příprava výstupní administrace. Připravte výpověď, ukončete veškeré nefinanční benefity a vyřiďte finální vyúčtování spojené s propočtem zbývající dovolené a bonusů.

4. Předání pracovních povinností: Kvalitní offboarding by měl mít minimální dopad na stávající zaměstnance. Proto se ujistěte, že veškeré povinnosti a know-how jsou předány novému zaměstnanci nebo členovi týmu, aby nedošlo k nežádoucímu propadu produktivity. Stejně tak dokumenty, soubory a informace – ke všem položkám musejí mít přístup stávající zaměstnanci. Nezapomeňte na odevzdání firemního majetku jako je firemní telefon nebo jiných pomůcek.

5. Uzavření a zpětná vazba – “Exit interview”: Uzavřete celý proces na exit interview a zeptejte se na zpětnou vazbu. Tato část je velmi důležitá právě pro firmu, aby se podobná situace neopakovala. Ptejte se na celkové zhodnocení pracovní zkušenosti, co by zaměstnanec zlepšil nebo mu usnadnilo pracovní proces. Poskytněte zpětnou vazbu také Vy směrem k zaměstnanci a nabídněte mu referenci nebo doporučení.

Využijte službu Outplacement. Poskytněte odcházejícím specialistům pomocnou ruku a rozlučte se s nimi s úctou. Outplacement firmě pomůže plnit nastavené hodnoty, snížit riziko soudních sporů s bývalými zaměstnanci a také pozitivně

Nábor nástupce

Hledáte zkušeného manažera*ku? Podívejte se do naší databáze více než 18.000 specialistů. U nás můžete vyvěsit pozici zdarma. Umožňujeme inzerovat pozice také ve skrytém režimu, pokud se o přeobsazování ve firmě zatím neví. Registrujte firmu do 2 minut.